KUALA PEMBUANG – Kantor Pertanahan Kabupaten Seruyan mengikuti kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Tata Naskah dan Kearsipan yang diselenggarakan oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) secara daring pada Kamis, 18 September 2025. Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya penguatan tertib administrasi persuratan dan kearsipan di lingkungan Kementerian ATR/BPN. Melalui Monev ini, diharapkan setiap satuan kerja dapat meningkatkan kualitas pengelolaan tata naskah dinas dan pengelolaan arsip sesuai standar yang telah ditetapkan.
Dalam aspek tata naskah, Monev menyoroti beberapa indikator penting, antara lain persentase penggunaan E-Office, yaitu sistem persuratan berbasis web yang digunakan di Kementerian ATR/BPN. Optimalisasi penggunaan E-Office menuntut setiap pegawai untuk aktif mengecek kotak masuk, menyelesaikan, serta mengarsipkan surat dalam aplikasi tersebut. Selain itu, persentase pendaftaran Tanda Tangan Elektronik (TTE) juga menjadi fokus, di mana setiap ASN didorong untuk terdaftar dan memanfaatkan fasilitas TTE. Dengan adanya TTE, pegawai diharapkan dapat mengajukan naskah dinas secara elektronik melalui alur paraf berjenjang sebelum ditandatangani digital oleh pejabat berwenang. Langkah ini bertujuan mempercepat proses administrasi, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik.
Adapun dalam aspek kearsipan, indikator yang dimonitoring meliputi usulan pemusnahan arsip, yakni penghapusan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai prosedur hukum. Selain itu, daftar arsip vital juga menjadi perhatian, sebagaimana diatur dalam Surat Edaran Menteri ATR/BPN No. 7/SE-TU.02.01/VI/2025, yang menegaskan bahwa arsip dengan nilai penting bagi negara maupun hak masyarakat wajib dijaga dan dipelihara dengan baik. Penataan arsip turut menjadi fokus, mencakup penyimpanan yang rapi menggunakan boks arsip standar serta rak besi yang sesuai dengan ketentuan.
Selanjutnya, pelaksanaan alih media arsip juga ditekankan sebagai upaya menjaga keberlanjutan dokumen dengan memindahkan arsip fisik ke bentuk digital agar lebih aman, mudah diakses, dan tahan lama. Ketersediaan dan pengembangan sumber daya manusia di bidang kearsipan juga menjadi aspek penting, mengingat keberhasilan pengelolaan arsip sangat ditentukan oleh kompetensi arsiparis dan pengelola arsip. Selain itu, Monev juga menilai peralatan pendukung seperti alat pemadam kebakaran, pengatur suhu ruangan, hingga CCTV yang berfungsi menjaga keamanan dokumen penting.
